Moins mais mieux

 

    Il y a un moment que je n'ai pas écrit par ici parce qu'il y a eu un grand changement dans ma vie. Je suis devenue Maman pour la première fois. Parce qu'avoir une famille a changé beaucoup de choses dans mon organisation personnelle, familiale et professionnelle, mes priorités et donc ma manière d'organiser mon temps ont changé. 

Cela faisait longtemps que je planifiais et notais mes projets et les tâches à faire pour m'organiser, surtout dans mon travail à vrai dire, mais aussi dans mes projets personnels, notamment mes projets créatifs.

 

     D'où le titre de cet article. Nous avons tous 24 heures dans une journée et c'est toujours trop court pour beaucoup d'entre nous qui avons un travail, de nombreuses passions, une famille, des obligations, et cetera !

C'est très difficile pour moi d'avoir toutes les tâches à faire dans la tête, cela me stresse. J'écris sur des post-its des idées, des notes, des choses à faire, des gens à appeler, tout en réalité, car j'ai une très mauvaise mémoire. Je me suis intéressée, depuis que mon temps s'est réduit de manière drastique, à un système pour m'organiser mieux, être plus productive pour dégager du temps libre pour ma famille. Il y a énormément de ressources actuellement sur ce sujet et personnellement je trouve ça très intéressant. J'écoute plusieurs podcasts (en anglais : The productivity princess, Crafty planner...), j'ai également lu quelques articles sur le sujet "améliorer sa productivité" (notamment plusieurs ici et celui-là), j'ai essayé différents systèmes et je souhaite partager simplement ici des pistes et ce qui fonctionne pour moi. Chacun peut y piocher ce qui l'intéresse, ce n'est pas une solution miracle ni une méthode reconnue à suivre au pied de la lettre !

 

     Avant d'avoir une petite fille, je voulais faire les choses efficacement pour pouvoir en faire plus. Mon travail c'était ma vie (pour mon plus grand plaisir), mais maintenant j'ai d'autres priorités, d'autres envies. Je me suis dit "si tu veux le faire longtemps et si tu veux le faire bien et avec cette même passion, il faut aussi savoir se préserver et être plus efficace". Je pensais être assez efficace, mais après mes recherches, je me suis aperçue que je n'étais pas si efficace en réalité. J'étais souvent distraite et peu organisée. Et il y a toujours des pistes d'amélioration dans la vie. Après ce bilan sur ma vie professionnelle par rapport à ma vie personnelle, j'ai mis en place un système pour gérer mon temps au mieux. Je vous livre un petit peu les idées, ressources, trucs et astuces qui ont marché pour moi.

 

     Il y a 4 grands points très importants sur lesquels j'essaie de toujours me baser :

1. Avoir un système qui répertorie, collecte tous les projets et les tâches qui y sont associés ainsi que les idées, les notes et les ressources
2. Développer une routine, une habitude de planification avec des bilans réguliers
3. Mettre en place un calendrier pour prioriser les tâches
4. Être constant dans l'utilisation de ce système

 

 

     Le système que j'utilise est basé sur un système papier et sur un système digital.

Depuis 2 ans, j'utilise un Bullet Journal que beaucoup d'entre vous connaissent et utilisent peut-être déjà. Ce qui me plaît dans ce système c'est le fait que tout soit au même endroit. Je suis quelqu'un de visuel et déjà au lycée j'avais besoin de faire des fiches de révisions pour apprendre. Réécrire et mettre des codes couleur me permettait de retenir plus efficacement. Le principe du Bullet Journal est très simple. Vous prenez un carnet vierge et vous obtenez une sorte d'agenda/journal très flexible qui permet d'optimiser son organisation grâce à des clés et des indicateurs. La première chose à se demander c'est : "Est-ce que j'ai l'habitude de prendre des notes ?" Si oui, c'est peut-être un système qui vous ira (sinon peut-être que le Bullet Journal n'est pas fait pour vous). Si vous utilisez déjà des carnets ou des agendas, ça va être assez facile de se mettre au Bullet Journal. Depuis la sixième, j'écris un journal, j'ai toujours aimé les cahiers et les crayons. Poser mes idées, pensées, sur une feuille m'a toujours permis d'y voir plus clair. Faire des listes... Écrire à la main fait partie du processus de réflexion. Je trouve toujours une bonne excuse pour commencer un nouveau cahier (de tricot, de filage, de tissage, de teinture...). Le Bullet journal a été très utile pour moi pour "rassembler" dans un même planning l'aspect professionnel et personnel. Et puis c'est un pense-bête sur le court et le long terme.

     Chaque mois, je choisis trois grands projets que je note sur la page du mois et de là découlent toutes les tâches que je dois accomplir pour réaliser ces projets. Je fonctionne beaucoup avec le chiffre trois, car cela me permet de définir de vraies priorités plutôt que de vouloir faire mille et une choses. L'important est de rester réaliste, d'être constant dans l'utilisation de l'outil que vous avez choisi. Contrairement aux outils numériques qui sont parfois chronophages, car on se retrouve à lire nos mails, ou regarder les nouvelles notifications Facebook, ou se perdre sur Instagram, le cahier me permet de rester focalisée sur ce qui est important et sur une seule et unique tâche : m'organiser ! 

 

 

     Le deuxième système que j'utilise depuis peu et que je trouve très ergonomique est un système d'organisation digital : un gestionnaire de tâches en ligne. La théorie est la même, mais au lieu d'utiliser du papier c'est sur votre ordinateur ou votre smartphone. J'utilise Asana (mais il existe d'autres gestionnaires de tâches comme Trello ou Evernote) pour organiser mes tâches. Ce que je trouve pratique avec ce genre d'application c'est le fait de pouvoir mettre des étiquettes à chaque note et de pouvoir les déplacer sur simple pression du doigt. Le système digital permet différents niveaux. Une fois que j'ai créé un projet (production d'un nouveau fil "Céleste" par exemple), je note toutes les tâches qui me viennent en tête (teindre, photos, préparation écheveaux, formules de couleurs, commande des pigments, construire séchoir...). Au début, sans ordre particulier. En relisant ce premier jet, je réorganise les tâches dans le temps. Mieux vaut construire le séchoir avant de commencer à teindre ! Puis, pour chaque tâche, je mets une étiquette de temps (5 min, 10 min, 1 h), de localisation (chèvrerie, atelier, cuisine), date limite... L'étiquette que j'aime bien c'est le niveau d'énergie (peu d'énergie, concentrée...). Petit à petit, vos étiquettes créent un outil pratique. Par exemple, j'ai 30 minutes libres (non prévues !) et je suis à la maison : qu'est-ce que je peux faire ? Et bien en cherchant avec vos étiquettes (vos mots clés) vous savez que vous pouvez (en 30 min, à la maison) commander les sacs krafts et le papier de soie pour les prochains salons.

 

     Travailler sur ce nouveau système d'organisation m'a permis de mieux définir mes priorités. J'avais tendance à faire de longues listes de choses à faire. Et le soir, je me sentais parfois découragée de ne pas avoir tout fait. Je n'étais pas réaliste. Aujourd’hui, je définis mieux mes priorités, je fais la différence entre ce qui est important et urgent (selon la méthode Eisenhower Matrix). J'arrive à mieux estimer les délais, ce qui va permettre d'être plus efficace et plus productive. Ce qui est vraiment important (et que je ne faisais pas) c'est faire un bilan de ce qui s'est passé dans la journée, ou même dans la semaine ou le mois, et de voir où j'en suis. Ce qui a marché, ce qui n'a pas marché, et finalement supprimer les choses que l'on ne fera jamais (celles que l'on reporte toujours !) et qui se révèlent sans importance !

Je regarde l'ensemble des projets sur lesquels j'avais prévu de travailler, je note ce que j'ai fait, les tâches accomplies. C'est très important parce que c'est aussi encourageant de voir ses progrès. On voit souvent tout ce que l'on doit faire et l'on s'arrête peu pour regarder tout ce qui a déjà été fait ! Cela me permet d'avancer et de voir ce qui est vraiment important, j'y consacre une heure le dimanche après-midi. Ensuite, j'essaie d'organiser le professionnel et, une fois que le professionnel est organisé de manière efficace, j'organise mon temps personnel donc familial.

 

     Peu importe le système que vous choisissez, ou celui que vous utilisez aujourd'hui, la clé c'est d'être constant et réaliste. Et petit à petit l'organisation va se mettre en place et vos outils papiers ou numériques seront précieux. J'espère que cet article pourra vous inspirer. N'hésitez pas à me faire part de vos idées, de vos ressources, cela m'intéresse de connaître vos pratiques d'organisation.